כיצד לכתוב דוח

ראה גם: איך לכתוב חיבור

כמה משימות אקדמיות מבקשות 'דוח', ולא חיבור, ולעתים קרובות התלמידים מבולבלים לגבי המשמעות של באמת.

כמו כן, בעסקים, העומדים בפני בקשה ל'דיווח 'למנהל בכיר, אנשים רבים מתקשים לדעת מה לכתוב.

לעיתים קרובות נוצר בלבול בנוגע לסגנון הכתיבה, מה לכלול, השפה לשימוש, אורך המסמך וגורמים אחרים.



מטרת דף זה לפרק חלק מהאלמנטים הללו ולספק לך עצות שנועדו לעזור לך לכתוב דוח טוב.


מהו דוח?

באקדמיה קיימת חפיפה מסוימת בין דוחות וחיבורים, ולעתים נעשה שימוש בשתי מילים זה בזה, אך סביר יותר שיהיה צורך בדוחות בנושאים עסקיים, מדעיים וטכניים ובמקומות העבודה.

בעוד שמאמר מציג טיעונים ונימוקים, דוח מתרכז בעובדות.

בעיקרו של דבר, דוח הוא מסמך קצר, חד, תמציתי שנכתב למטרה ולקהל מסוים. זה בדרך כלל מגדיר את הניתוחים ומנתח מצב או בעיה, ולעתים קרובות מציע המלצות לפעולה עתידית. זהו נייר עובדתי, וצריך להיות ברור ומובנה היטב.

הדרישות לצורה מדויקת ולתוכן של דוח ישתנו בין ארגון למחלקות ובלימוד בין קורסים, ממנחה למורה, כמו גם בין נושאים, ולכן כדאי לברר אם יש הנחיות ספציפיות לפני שתתחיל.

הדוחות עשויים להכיל את כל האלמנטים הבאים או את כולם:

  • תיאור של השתלשלות אירועים או מצב;
  • פרשנות כלשהי למשמעות האירועים או הסיטואציה הללו, בין אם היא הניתוח שלך בלבד ובין אם הודיעו על ידי השקפותיהם של אחרים, תמיד הוזכרו כמובן בקפידה (עיין בדף הפניות אקדמיות למידע נוסף);
  • הערכה של העובדות או תוצאות המחקר שלך;
  • דיון בתוצאות האפשריות של דרכי פעולה עתידיות;
  • המלצותיך לגבי דרך פעולה; ו
  • מסקנות.

לא כל המרכיבים הללו יהיו חיוניים בכל דוח.

אם אתה כותב דוח במקום העבודה, בדוק אם יש הנחיות סטנדרטיות או מבנה שאתה צריך להשתמש בו.

לדוגמא, בבריטניה יש למשרדי ממשלה רבים מבני מתאר לדיווחים לשרים שיש לעקוב אחריהם במדויק.

סעיפים ומספור

דוח נועד להוביל אנשים דרך המידע בצורה מובנית, אך גם לאפשר להם למצוא את המידע שהם רוצים במהירות ובקלות.

בדוחות, בדרך כלל, יש קטעים ומקטעי משנה ממוספרים, ודף תוכן ברור ומלא המפרט כל כותרת. מכאן נובע שמספור העמודים חשוב.

למעבדי תמלילים מודרניים יש תכונות להוספת תוכן עניינים (ToC) ומספרי עמודים וכן כותרות מעוצבות; כדאי לנצל את אלה מכיוון שהם מתעדכנים אוטומטית תוך כדי עריכת הדוח, העברה, הוספה או מחיקה של חלקים.


כתיבת דו'ח

תחילת העבודה: הכנה ותכנון מוקדמים


מבנה הדוח חשוב מאוד להוביל את הקורא דרך חשיבתו לדרך פעולה ו / או החלטה. שווה להקדיש קצת זמן לתכנון מראש.

איך תוכלו לשפר את כישורי התקשורת

שלב 1: דע את תקצירך

בדרך כלל תקבל תסקיר ברור לדו'ח, כולל מה שאתה לומד ולמי צריך להכין את הדו'ח.

קודם כל, שקול את תמציתך בקפידה רבה וודא שאתה ברור למי מיועד הדו'ח (אם אתה סטודנט אז לא רק המורה שלך אלא מי הוא אמור להיכתב) ומדוע אתה כותב זה, כמו גם מה שאתה רוצה שהקורא יעשה בסוף הקריאה: לקבל החלטה או להסכים להמלצה, אולי.

שלב 2: זכור את תקצירך בכל עת

במהלך התכנון והכתיבה שלך, הקפד לזכור את התמצית שלך: למי אתה כותב ומדוע אתה כותב?

כל החשיבה שלך צריכה להיות ממוקדת בזה, מה שעשוי לדרוש ממך להיות אכזרי בקריאה ובחשיבה שלך. יש להשליך כל דבר לא רלוונטי.

בזמן שאתה קורא ומחקר, נסה לארגן את עבודתך לחלקים לפי נושאים, כמו לכתוב סקירה ספרותית .

הקפד לעקוב אחר הפניות שלך, במיוחד לצורך עבודה אקדמית. למרות שההפניה אולי פחות חשובה במקום העבודה, חשוב גם שתוכל לבסס את כל הטענות שתעלה, כך שיעזור לך לעקוב אחר מקורות המידע שלך.


מבנה הדוח

בדומה לתוכן המדויק, הדרישות למבנה משתנות, לכן בדוק מה מוגדר בכל הדרכה.

עם זאת, כמדריך גס, עליכם לתכנן לכלול לכל הפחות סיכום מנהלים, מבוא, עיקר דוחכם וסעיף המכיל את מסקנותיכם והמלצותיכם.

תקציר מנהלים

ה תקציר מנהלים אוֹ תַקצִיר , לדיווח מדעי, הוא סיכום קצר של התכנים. כדאי לכתוב את זה האחרון, כשיודעים את נקודות המפתח להוציא. זה צריך להיות לא יותר מחצי עמוד לדף שאורכו.

זכרו שסיכום המנהלים נועד לתת ל'מנהלים 'עסוקים סיכום מהיר של תוכן הדוח.

מבוא

ה מבוא מפרט את מה שאתה מתכוון לומר ומספק סיכום קצר של הבעיה הנדונה. זה צריך לגעת בקצרה גם במסקנות שלך.

דווח על גוף ראשי

ה הגוף העיקרי של הדו'ח צריך להיות מובנה בקפידה באופן שמוביל את הקורא דרך הנושא.

עליכם לפצל אותו למקטעים באמצעות כותרות משנה ממוספרות הנוגעות לנושאים או אזורים לצורך בחינה. עבור כל נושא, עליך לשאוף להגדיר בצורה ברורה ותמציתית את הנושא המרכזי הנדון וכל תחומי קושי או אי הסכמה. זה עשוי לכלול גם תוצאות ניסוי. כל המידע שאתה מציג צריך להיות קשור לתמצית ולנושא המדויק.

אם זה לא רלוונטי, השאר את זה בחוץ.

מסקנות והמלצות

ה סיכום מפרט אילו מסקנות אתה מסיק מהמידע, כולל כל תוצאות הניסוי. זה עשוי לכלול המלצות, או שהן עשויות להיכלל בסעיף נפרד.

המלצות להציע כיצד לדעתך ניתן לשפר את המצב, ועליו להיות ספציפי, בר השגה ומדידה. אם להמלצות שלך יש השלכות כספיות, עליך להגדיר אותן באופן ברור, עם עלויות משוערות במידת האפשר.


מילה על סגנון כתיבה

בעת כתיבת דוח, המטרה שלך צריכה להיות ברורה לחלוטין. מעל לכל, זה צריך להיות קל לקרוא ולהבין, אפילו למישהו שמכיר מעט את נושא הנושא.

לכן עליכם לכוון לטקסט חד ומדויק, תוך שימוש באנגלית רגילה ובמילים קצרות יותר ולא ארוכות יותר, עם משפטים קצרים.

כדאי להימנע גם מז'רגון. אם אתה צריך להשתמש בשפת מומחים, עליך להסביר כל מילה תוך כדי שימוש בה. אם אתה מגלה שנאלצת להסביר יותר מחמש מילים בערך, אתה כנראה משתמש בז'רגון רב מדי, ועליך להחליף חלק ממנו במילים פשוטות יותר.

התחשב בקהל שלך. אם הדו'ח נועד להיכתב לאדם מסוים, בדוק אם אתה צריך לכתוב אותו 'לך' או אולי בגוף שלישי לתפקיד: 'המנכ'ל עשוי לשקול ...' או 'השר מומלץ להסכים ... ', למשל.


אזהרה אחרונה

כמו בכל מטלה אקדמית או כתיבה רשמית, העבודה שלך תרוויח מכך שתקרא שוב ותערוך ללא רחם לצורך חוש וסגנון.

שים לב במיוחד אם כל המידע שציינת רלוונטי. זכרו גם לבדוק זמנים, באיזה אדם כתבתם, דקדוק ואיות. כדאי לבדוק בדיקה אחרונה מול כל דרישות במבנה.

למשימה אקדמית, וודא שהפנית באופן מלא ונכון. כמו תמיד, בדוק שלא עשית שום דבר בשוגג או במכוון או העתקת שום דבר מבלי להכיר בכך.

לבסוף, שאל את עצמך:

'האם הדו'ח שלי ממלא את מטרתו?'

רק אם התשובה היא 'כן' מהדהד, עליך לשלוח אותה למקבל המיועד שלה.

המשך ל:
כיצד לכתוב מקרה עסקי
תכנון חיבור